Сопроводительное письмо на вакансию «Офис-менеджер»

Уважаемый Константин Борисович!

Четыре года я руковожу офисом в Ravensworth Architects, архитектурном бюро на 32 человека, и помогаю трём его директорам с графиками, поездками, документами к заседаниям правления и встречами с клиентами. В вакансии офис-менеджера Corbel Housing Trust ищет человека, который будет помогать загруженной команде руководителей и держать в порядке её документы, и это почти точное описание моей нынешней работы.

Больше всего я горжусь тем, как наладила хранение документов. Когда я пришла, проектные документы лежали в личных папках и в почтовой переписке. Я создала в SharePoint общую структуру с единым правилом именования, за два месяца перенесла в неё около 9000 файлов¹ и написала одностраничную инструкцию для новых сотрудников. Раньше поиск чертежа по запросу клиента занимал почти всё утро, а теперь занимает несколько минут.

Я веду в Outlook графики трёх директоров, которые часто пересекаются, и рассылаю материалы к каждой встрече за два дня. Кроме того, я веду протокол ежемесячного собрания партнёров и рассылаю его в течение 24 часов, с таблицей задач и ответственных в самом начале². Практическая сторона тоже на мне. Я обрабатываю в Xero около 120 счетов от поставщиков в месяц, слежу, чтобы в офисе было всё необходимое, и прошлой весной организовала переезд в новое помещение, который занял у нас один рабочий день вместо запланированных трёх³.

В годовом отчёте Corbel сказано, что в этом году вы переводите документы по договорам найма в цифровой формат. Я уже делала такую работу в меньшем масштабе и хотела бы помочь с ней.

Буду рада встретиться в удобное для вас время. Я могу приступить к работе через четыре недели после уведомления нынешнего работодателя.

С уважением, Елена Васильева