Lettre de motivation Assistant administratif

Monsieur,

Depuis quatre ans, je gère le bureau de Ravensworth Architects, un cabinet de 32 personnes, et j'assiste ses trois dirigeants pour leurs agendas, leurs déplacements, les dossiers du conseil et les rendez-vous clients. L'offre de Corbel Housing Trust pour un poste d'assistante administrative recherche une personne capable d'épauler une équipe de direction très sollicitée et de tenir ses dossiers en ordre, ce qui décrit assez fidèlement mon poste actuel.

Le changement dont je suis la plus fière concerne le classement. À mon arrivée, les documents des projets se trouvaient dans des dossiers personnels et des fils d'e-mails. J'ai créé une arborescence partagée dans SharePoint avec une seule règle de nommage, j'y ai transféré environ 9 000 fichiers en deux mois¹ et j'ai rédigé un guide d'une page pour les nouveaux arrivants. Retrouver un plan pour répondre à un client prenait l'essentiel d'une matinée ; cela prend aujourd'hui quelques minutes.

Je gère dans Outlook les agendas des trois dirigeants, qui se chevauchent souvent, et j'envoie les documents de chaque réunion deux jours à l'avance. Je rédige aussi le compte rendu de la réunion mensuelle des associés et je le diffuse sous 24 heures, avec les actions et les responsables dans un tableau en tête de document². Je m'occupe également du concret : je traite environ 120 factures fournisseurs par mois dans Xero, je veille à l'approvisionnement du bureau et j'ai organisé notre déménagement dans de nouveaux locaux au printemps dernier, qui ne nous a coûté qu'une journée de travail au lieu des trois prévues³.

Le rapport annuel de Corbel indique que l'organisme numérise cette année ses dossiers de location. J'ai mené ce type de travail à plus petite échelle et j'aimerais y contribuer.

Je serais ravie de vous rencontrer au moment qui vous conviendra. Je peux prendre mon poste à l'issue d'un préavis de quatre semaines.

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. Mei-Ling Fournier