Супровідний лист на вакансію «Адміністративний асистент»

Шановний пане Богдане!

Чотири роки я керую офісом Ravensworth Architects, архітектурного бюро на 32 людини, і допомагаю трьом його директорам із розкладами, відрядженнями, матеріалами для засідань правління та зустрічами з клієнтами. Corbel Housing Trust шукає адміністративного асистента, який підтримуватиме завантажену керівну команду і триматиме документи в порядку, і це майже точний опис моєї нинішньої роботи.

Найбільше я пишаюся зміною в системі зберігання документів. Коли я прийшла, проєктні документи лежали в особистих папках і листуванні. Я створила спільну структуру в SharePoint з одним правилом іменування, за два місяці перенесла туди близько 9 000 файлів¹ і написала односторінкову інструкцію для нових працівників. Раніше пошук креслення на запит клієнта забирав більшу частину ранку, а тепер кілька хвилин.

Я веду в Outlook розклади трьох директорів, які часто перетинаються, і надсилаю матеріали до кожної зустрічі за два дні. Також я веду протокол щомісячних зборів партнерів і розсилаю його протягом 24 годин, з таблицею завдань і відповідальних на початку². Практичні справи теж на мені. Я обробляю близько 120 рахунків постачальників на місяць у Xero, стежу, щоб в офісі було все потрібне, і минулої весни організувала переїзд до нового приміщення, який коштував нам одного робочого дня замість запланованих трьох³.

У річному звіті Corbel сказано, що цього року організація оцифровує документи з оренди житла. Я робила подібну роботу в меншому масштабі і хотіла б допомогти з нею.

Буду рада зустрітися в зручний для вас час. Я можу стати до роботи через чотири тижні після повідомлення про звільнення на нинішньому місці.

З повагою Марія Шевчук