事務職のカバーレター

Corbel Housing Trust　採用ご担当　鈴木様 拝啓　貴会ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

私は4年間、従業員32名のRavensworth Architectsでオフィス運営を担い、3名の取締役のスケジュール、出張、取締役会資料、顧客との打ち合わせを支えてまいりました。貴会の事務職の求人情報では、多忙な経営陣を支え、記録を整然と管理できる人材を求めておられますが、それはまさに私の現在の仕事そのものです。

最も誇りに思っている改善は、ファイル管理です。私が着任した当時、プロジェクトの書類は個人のフォルダやメールのやり取りの中に散らばっておりました。そこでSharePointに共有のフォルダ構成を作り、命名規則を1つに統一したうえで、2か月かけて約9,000件のファイルを移行し¹、新しい社員向けに1枚のガイドを作成いたしました。顧客からの問い合わせに応じて図面を探すのに、以前は午前中の大半がかかっていましたが、今では数分で済みます。

Outlookでは、たびたび重なり合う3名の取締役のスケジュールを管理し、すべての会議の資料を2日前までにお送りしております。また、毎月のパートナー会議で議事録を取り、24時間以内に配信しており、冒頭には対応事項と担当者を表にまとめて²記載しております。実務面も担っており、毎月約120件の仕入先請求書をXeroで処理し、オフィスの備品を切らさないよう管理しております。昨年の春には新しいオフィスへの移転を取り仕切り、予定していた3日ではなく1営業日³の業務停止で済ませることができました。

貴会の年次報告書によれば、今年は入居者記録の電子化を進められるとのことです。私はより小さな規模で同様の仕事を経験しており、ぜひそのお手伝いをしたいと考えております。

ご都合のよい日時にお伺いできれば幸いです。現職の退職手続きのため、着任は4週間後から可能です。何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具 中島　美鈴