Carta de presentación para Auxiliar administrativo

Estimado Sr. Ramírez:

Desde hace cuatro años dirijo la oficina de Ravensworth Architects, un estudio de 32 personas, y doy apoyo a sus tres directores con las agendas, los viajes, la documentación del consejo y las reuniones con clientes. La oferta de Corbel Housing Trust para el puesto de auxiliar administrativa busca a alguien que apoye a un equipo directivo con mucha actividad y mantenga sus archivos en orden, lo que describe bastante bien mi trabajo actual.

El cambio del que más orgullosa me siento es el del archivo. Cuando llegué, los documentos de los proyectos estaban en carpetas personales y en hilos de correo. Creé una estructura compartida en SharePoint con una única regla de nomenclatura, trasladé a ella unos 9.000 archivos en dos meses¹ y escribí una guía de una página para el personal nuevo. Encontrar un plano para responder a un cliente antes llevaba casi toda una mañana y ahora lleva unos minutos.

Gestiono en Outlook las agendas de los tres directores, que a menudo se solapan, y envío la documentación de cada reunión con dos días de antelación. También redacto el acta de la reunión mensual de socios y la envío en menos de 24 horas, con las tareas y los responsables en una tabla al principio². Me ocupo además de la parte práctica: tramito unas 120 facturas de proveedores al mes en Xero, mantengo la oficina abastecida y organicé el traslado a nuestras nuevas instalaciones la primavera pasada, que nos costó un día laborable en lugar de los tres que habíamos previsto³.

La memoria anual de Corbel indica que este año va a digitalizar sus expedientes de arrendamiento. He hecho ese tipo de trabajo a menor escala y me gustaría ayudar en él.

Estaré encantada de reunirme con usted cuando le venga bien. Puedo incorporarme tras un preaviso de cuatro semanas.

Atentamente, Claudia Romero