خطاب تقديم لوظيفة مساعد إداري

السيد الفاضل نبيل عيسى، تحية طيبة وبعد،

أدير منذ أربع سنوات مكتب Ravensworth Architects، وهو مكتب هندسة معمارية يضم 32 شخصًا، وأساند مديريه الثلاثة في مواعيدهم وسفرهم وأوراق مجلس الإدارة واجتماعات العملاء. ويطلب إعلان Corbel Housing Trust عن وظيفة مساعد إداري شخصًا يساند فريقًا تنفيذيًا مزدحم الجدول ويحافظ على تنظيم سجلاته، وهذا وصف قريب جدًا من عملي الحالي.

أكثر تغيير أفخر به هو نظام الملفات. فعندما التحقتُ بالمكتب كانت وثائق المشاريع موزعة بين مجلدات شخصية وسلاسل رسائل البريد الإلكتروني. أنشأتُ هيكلًا مشتركًا في SharePoint بقاعدة تسمية واحدة، ونقلتُ إليه نحو 9,000 ملف خلال شهرين¹، وكتبتُ دليلًا من صفحة واحدة للموظفين الجدد. وكان العثور على مخطط للرد على استفسار عميل يستغرق معظم الصباح، وصار اليوم يستغرق بضع دقائق.

أدير في Outlook مواعيد المديرين الثلاثة، وكثيرًا ما تتعارض، وأرسل أوراق كل اجتماع قبل موعده بيومين. كما أدوّن محضر اجتماع الشركاء الشهري وأرسله خلال 24 ساعة، مع جدول في أعلاه يتضمن المهام وأسماء المسؤولين عنها². وأتولى الجانب العملي أيضًا: أعالج نحو 120 فاتورة موردين شهريًا في Xero، وأحرص على توفر لوازم المكتب، ونظّمتُ انتقالنا إلى مقر جديد في الربيع الماضي، فلم يكلفنا سوى يوم عمل واحد بدلًا من الأيام الثلاثة التي خططنا لها³.

يذكر التقرير السنوي لـ Corbel أنها تعمل هذا العام على رقمنة سجلات الإيجار. وقد قمتُ بعمل من هذا النوع على نطاق أصغر، وأودّ أن أساعد فيه.

يسعدني أن نلتقي في الوقت الذي يناسبكم. ويمكنني بدء العمل بعد مهلة إشعار مدتها أربعة أسابيع.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير، منى الأحمد