Carta de apresentação para Assistente Administrativo

Prezado Sr. Rangel,

Há quatro anos administro a Ravensworth Architects, um escritório de arquitetura de 32 pessoas, e dou suporte aos seus três diretores com agendas, viagens, documentos do conselho e reuniões com clientes. O anúncio da Corbel Housing Trust para Assistente Administrativo pede alguém que apoie uma diretoria com muita demanda e mantenha seus registros em ordem, o que descreve bem o meu trabalho atual.

A mudança de que mais me orgulho é a do arquivo. Quando cheguei, os documentos dos projetos ficavam em pastas pessoais e em trocas de e-mail. Criei uma estrutura compartilhada no SharePoint com uma única regra de nomenclatura, transferi para ela cerca de 9.000 arquivos em dois meses¹ e escrevi um guia de uma página para quem chega. Encontrar um desenho para responder a um cliente levava quase uma manhã inteira e hoje leva poucos minutos.

Gerencio no Outlook as agendas dos três diretores, que muitas vezes se chocam, e envio os documentos de cada reunião com dois dias de antecedência. Também redijo a ata da reunião mensal de sócios e a envio em até 24 horas, com as ações e os responsáveis numa tabela logo no início². Além disso, cuido da parte prática: lanço cerca de 120 notas de fornecedores por mês no Xero, mantenho o escritório abastecido e organizei nossa mudança para a nova sede na primavera passada, que nos custou um dia útil em vez dos três que tínhamos previsto³.

O relatório anual da Corbel diz que a associação vai digitalizar seus registros de locação este ano. Já fiz esse tipo de trabalho em escala menor e gostaria de ajudar nele.

Terei prazer em conversar no horário que for melhor para o senhor. Posso começar após cumprir quatro semanas de aviso prévio.

Atenciosamente, Juliana Matsumoto