Lettera di Presentazione per Segretario Amministrativo

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Esempio di lettera di presentazione per Segretario Amministrativo

Una lettera completa, con note su cosa fa ogni riga evidenziata. Prendi in prestito la struttura, non i fatti: i tuoi vengono dal tuo curriculum.

Una responsabile d'ufficio di uno studio di architettura si candida per supportare la direzione di un ente per l'edilizia abitativa

Gentile Dott. Ragusa,

da quattro anni gestisco l'ufficio di Ravensworth Architects, uno studio di 32 persone, e supporto i suoi tre direttori con agende, viaggi, documenti per le riunioni del consiglio e incontri con i clienti. L'annuncio del Corbel Housing Trust per un Segretario Amministrativo cerca una persona che supporti un team dirigenziale molto impegnato e tenga in ordine l'archivio, ed è una descrizione fedele del mio lavoro attuale.

Il cambiamento di cui vado più fiera riguarda l'archiviazione. Quando sono arrivata, i documenti di progetto stavano in cartelle personali e in catene di email. Ho creato in SharePoint una struttura condivisa con un'unica regola per i nomi dei file, vi ho trasferito circa 9.000 file in due mesi¹ e ho scritto una guida di una pagina per i nuovi colleghi. Trovare un disegno per la richiesta di un cliente richiedeva quasi un'intera mattinata; oggi bastano pochi minuti.

Gestisco in Outlook le agende dei tre direttori, che si sovrappongono spesso, e invio i documenti di ogni riunione con due giorni di anticipo. Redigo anche il verbale della riunione mensile dei soci e lo invio entro 24 ore, con azioni e responsabili in una tabella in cima². Curo poi gli aspetti pratici. Registro in Xero circa 120 fatture di fornitori al mese, tengo l'ufficio rifornito e la scorsa primavera ho organizzato il trasloco nella nuova sede, che ci è costato una sola giornata lavorativa invece delle tre previste³.

Secondo la relazione annuale, quest'anno Corbel sta digitalizzando i propri contratti di locazione. Ho già svolto un lavoro di questo tipo su scala più piccola e mi piacerebbe contribuire.

Sarei lieta di incontrarLa quando Le è più comodo. Posso iniziare dopo un preavviso di quattro settimane.

Distinti saluti, Mei-Ling Foster

Perché funziona

1Un sistema creato da lei, con le sue dimensioni e il tempo risparmiato: dice più che definirsi organizzata.
2Una piccola abitudine di lavoro che mostra come rende più facile il lavoro degli altri.
3Un compito pratico con un risultato misurabile, confrontato con il piano.

Scrivi la mia così

Segretari Amministrativi: perché serve una lettera di presentazione su misura

I team di assunzione confrontano candidati con curriculum simili. Una lettera di presentazione su misura aiuta la tua candidatura a distinguersi collegando direttamente il tuo background alle priorità del ruolo.

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Consigli per una lettera di presentazione da Segretario Amministrativo di successo

Indica chi supporti: quante persone e a quale livello
Cita i tuoi strumenti, come Outlook, SharePoint, Excel o Xero, con l'attività che hai svolto in ciascuno
Descrivi un sistema che hai creato o migliorato, con il tempo risparmiato o gli errori evitati
Dimostra che ti vengono affidati documenti riservati, come i materiali del consiglio di amministrazione o i fascicoli del personale