অ্যাডমিন অ্যাসিস্ট্যান্ট পদের জন্য কভার লেটার

জনাব রঞ্জন দাশগুপ্ত,

চার বছর ধরে আমি ৩২ জনের প্রতিষ্ঠান Ravensworth Architects-এর অফিস পরিচালনা করছি, এবং এর তিনজন পরিচালককে সময়সূচি, ভ্রমণ, বোর্ডের কাগজপত্র ও ক্লায়েন্ট মিটিংয়ে সহায়তা করছি। অ্যাডমিন অ্যাসিস্ট্যান্ট পদের জন্য Corbel Housing Trust-এর বিজ্ঞপ্তিতে এমন একজনকে চাওয়া হয়েছে, যিনি একটি ব্যস্ত নির্বাহী দলকে সহায়তা করবেন এবং তাদের রেকর্ড গুছিয়ে রাখবেন, যা আমার বর্তমান কাজেরই প্রায় হুবহু বর্ণনা।

যে পরিবর্তন নিয়ে আমি সবচেয়ে গর্বিত, তা হলো ফাইল রাখার ব্যবস্থা। আমি যখন যোগ দিই, প্রকল্পের নথিগুলো থাকত ব্যক্তিগত ফোল্ডার আর ইমেইলের ভেতরে। আমি SharePoint-এ একটিমাত্র নামকরণের নিয়মসহ একটি শেয়ার করা কাঠামো তৈরি করি, দুই মাসে প্রায় ৯,০০০ ফাইল তাতে সরিয়ে আনি¹, এবং নতুন কর্মীদের জন্য এক পাতার একটি নির্দেশিকা লিখি। ক্লায়েন্টের কোনো প্রশ্নের জন্য একটি ড্রয়িং খুঁজতে আগে প্রায় পুরো সকাল লেগে যেত, এখন লাগে কয়েক মিনিট।

আমি Outlook-এ তিন পরিচালকের সময়সূচি সামলাই, যেগুলোর মধ্যে প্রায়ই সময়ের টক্কর লাগে, আর প্রতিটি মিটিংয়ের কাগজপত্র দুই দিন আগে পাঠিয়ে দিই। মাসিক পার্টনার মিটিংয়ের কার্যবিবরণীও আমি লিখি এবং ২৪ ঘণ্টার মধ্যে পাঠিয়ে দিই, ওপরে একটি টেবিলে করণীয় ও দায়িত্বপ্রাপ্তদের নামসহ²। ব্যবহারিক দিকটিও আমি দেখি। মাসে প্রায় ১২০টি সরবরাহকারীর ইনভয়েস Xero-তে প্রক্রিয়া করি, অফিসে প্রয়োজনীয় জিনিসের মজুত রাখি, আর গত বসন্তে নতুন অফিসে স্থানান্তরের আয়োজন করেছি, যাতে আমাদের পরিকল্পিত তিন দিনের বদলে মাত্র এক কর্মদিবস³ গেছে।

Corbel-এর বার্ষিক প্রতিবেদনে বলা হয়েছে, এ বছর তারা ভাড়াটিয়াদের রেকর্ড ডিজিটাল করছে। আমি ছোট পরিসরে এ ধরনের কাজ করেছি এবং এতে সহায়তা করতে চাই।

আপনার সুবিধামতো যেকোনো সময়ে দেখা করতে পারলে আনন্দিত হব। চার সপ্তাহের নোটিশ দেওয়ার পর আমি যোগ দিতে পারব।

বিনীত, মৌসুমী সেন