एडमिनिस्ट्रेटिव असिस्टेंट के लिए कवर लेटर

आदरणीय श्री राघवन जी,

मैं चार साल से Ravensworth Architects का दफ़्तर चला रही हूँ, जो 32 लोगों की एक आर्किटेक्चर फ़र्म है, और उसके तीनों डायरेक्टरों को डायरी, यात्रा, बोर्ड पेपर और क्लाइंट मीटिंग में सहयोग देती हूँ। एडमिनिस्ट्रेटिव असिस्टेंट के लिए Corbel Housing Trust के विज्ञापन में ऐसे व्यक्ति की ज़रूरत बताई गई है जो एक व्यस्त एग्ज़ीक्यूटिव टीम को सहयोग दे और उसके रिकॉर्ड व्यवस्थित रखे, और यह मेरी मौजूदा नौकरी का लगभग हूबहू वर्णन है।

जिस बदलाव पर मुझे सबसे ज़्यादा गर्व है, वह फ़ाइलिंग है। जब मैं आई थी, तब प्रोजेक्ट के दस्तावेज़ निजी फ़ोल्डरों और ईमेल थ्रेड में बिखरे रहते थे। मैंने SharePoint में नाम रखने के एक ही नियम वाला साझा ढाँचा बनाया, दो महीनों में लगभग 9,000 फ़ाइलें उसमें पहुँचाईं¹, और नए कर्मचारियों के लिए एक पेज की गाइड लिखी। किसी क्लाइंट के सवाल के लिए एक ड्रॉइंग ढूँढ़ने में पहले सुबह का ज़्यादातर हिस्सा निकल जाता था, अब कुछ मिनट लगते हैं।

मैं Outlook में तीनों डायरेक्टरों की डायरी सँभालती हूँ, जो अक्सर आपस में टकराती हैं, और हर मीटिंग के कागज़ात दो दिन पहले भेज देती हूँ। मैं पार्टनरों की मासिक मीटिंग के मिनट्स भी लिखती हूँ और 24 घंटे के भीतर भेज देती हूँ, सबसे ऊपर एक तालिका में कामों और ज़िम्मेदार लोगों के नामों के साथ²। व्यावहारिक पहलू भी मैं ही देखती हूँ। मैं Xero में हर महीने सप्लायरों के लगभग 120 इनवॉइस प्रोसेस करती हूँ, दफ़्तर में ज़रूरी सामान पूरा रखती हूँ, और पिछले वसंत में नए दफ़्तर में जाने का इंतज़ाम मैंने किया, जिसमें हमारा सिर्फ़ एक कार्यदिवस गया, जबकि योजना तीन दिन की थी³।

Corbel की सालाना रिपोर्ट के अनुसार वह इस साल अपने किरायेदारी के रिकॉर्ड डिजिटल कर रहा है। मैं छोटे पैमाने पर इस तरह का काम कर चुकी हूँ और इसमें हाथ बँटाना चाहूँगी।

आपकी सुविधा के किसी भी समय मिलकर मुझे खुशी होगी। मैं चार हफ़्ते के नोटिस के बाद काम शुरू कर सकती हूँ।

भवदीया, प्रिया देसाई