اکاؤنٹنٹ کے لیے کور لیٹر

محترمہ نازیہ شیخ صاحبہ، السلام علیکم!

Brindleford Joinery میں میں نے ماہانہ کلوزنگ کا وقت نو ورکنگ دنوں سے گھٹا کر چار¹ کر دیا، جس سے ڈائریکٹرز کو پچھلے مہینے کے اعداد و شمار اب مہینے کے وسط کے بجائے پانچ تاریخ تک مل جاتے ہیں۔ اکاؤنٹنٹ کے لیے Perrin Valley Dairy کے اشتہار میں ایسے فرد کی ضرورت بتائی گئی ہے جو کاروبار بڑھنے کے ساتھ رپورٹنگ کو تیز کرے، اور پچھلے تین سال سے میں یہی کام کر رہی ہوں۔

میں نے Brindleford میں بطور اسسٹنٹ اکاؤنٹنٹ کام شروع کیا تھا اور اب ایک ایسے کاروبار کے لیجرز سنبھالتی ہوں جس کا عملہ 180 افراد پر مشتمل ہے اور سالانہ ٹرن اوور 2 کروڑ 40 لاکھ پاؤنڈ ہے۔ کلوزنگ تین تبدیلیوں سے تیز ہوئی: ماہانہ کے بجائے روزانہ بینک ری کنسیلی ایشن²، ایکروئلز کے ایسے ٹیمپلیٹس جو پرچیزنگ ٹیم خود بھرتی ہے، اور Excel میں کلوزنگ کی ایک چیک لسٹ جو دکھاتی ہے کہ کون کس کا انتظار کر رہا ہے۔ اس کے علاوہ میں سہ ماہی VAT ریٹرنز اور اپنے آڈیٹرز کے لیے سال کے آخر کی فائل تیار کرتی ہوں، اور پچھلے سال انہوں نے کوئی ایڈجسٹمنٹ تجویز نہیں کی۔

کلوزنگ کو درست کرتے ہوئے مجھے پتا چلا کہ پیسہ کہاں سے رس رہا تھا۔ سپلائرز کی اسٹیٹمنٹس کا ملان کرتے ہوئے مجھے دو برسوں میں ہونے والی 38,000 پاؤنڈ کی دوہری ادائیگیاں ملیں۔ میں نے 2,100 پاؤنڈ کے سوا ساری رقم واپس حاصل کی، اور Sage میں ایک چیک بنایا جو ہر اس انوائس نمبر کی نشاندہی کرتا ہے جس کی ادائیگی اسی سپلائر کو پہلے ہو چکی ہو۔ تب سے یہ گیارہ دوہری ادائیگیاں روک چکا ہے³۔

میں ACCA کی ممبر ہوں اور میرا زیادہ تر دن Sage 200 اور Excel میں گزرتا ہے، اور دونوں کا ذکر آپ کے اشتہار میں ہے۔ Brindleford ہر چیز آرڈر پر بناتی ہے، اس لیے میں نے ہر کام کی لاگت ایک ایک مد کر کے نکالی ہے، اور میں یہ عادت ایک ایسی ڈیری میں لانا چاہوں گی جہاں منافع کا مارجن دودھ کی قیمتوں، ضیاع اور ٹرانسپورٹ پر منحصر ہے۔

مجھے خوشی ہوگی کہ آپ کو کلوزنگ کی چیک لسٹ دکھاؤں اور بتاؤں کہ ہم نے اسے کیسے بنایا۔ میں زیادہ تر دنوں میں دوپہر 2 بجے کے بعد فارغ ہوتی ہوں۔

آپ کی مخلص، سعدیہ رحمان