ایڈمنسٹریٹو اسسٹنٹ کے لیے کور لیٹر

محترم راشد علی صاحب، السلام علیکم!

میں چار سال سے Ravensworth Architects کا دفتر چلا رہی ہوں، جو 32 افراد پر مشتمل ایک آرکیٹیکچر فرم ہے، اور اس کے تینوں ڈائریکٹرز کو ان کی ڈائری، سفر، بورڈ پیپرز اور کلائنٹ میٹنگز میں معاونت فراہم کرتی ہوں۔ ایڈمنسٹریٹو اسسٹنٹ کے لیے Corbel Housing Trust کے اشتہار میں ایسے فرد کی ضرورت بتائی گئی ہے جو ایک مصروف ایگزیکٹو ٹیم کی معاونت کرے اور اس کا ریکارڈ ترتیب میں رکھے، اور یہ میری موجودہ ملازمت کی تقریباً ہوبہو تصویر ہے۔

جس تبدیلی پر مجھے سب سے زیادہ فخر ہے وہ فائلنگ ہے۔ جب میں آئی تو پروجیکٹس کی دستاویزات ذاتی فولڈرز اور ای میل تھریڈز میں بکھری ہوئی تھیں۔ میں نے SharePoint میں ایک مشترکہ ڈھانچا بنایا جس میں نام رکھنے کا ایک ہی اصول ہے، دو مہینوں میں تقریباً 9,000 فائلیں اس میں منتقل کیں¹، اور نئے عملے کے لیے ایک صفحے کی گائیڈ لکھی۔ کسی کلائنٹ کے سوال کے لیے ایک ڈرائنگ ڈھونڈنے میں پہلے صبح کا بیشتر حصہ لگ جاتا تھا، اب چند منٹ لگتے ہیں۔

میں Outlook میں تینوں ڈائریکٹرز کی ڈائریاں سنبھالتی ہوں، جو اکثر آپس میں ٹکرا جاتی ہیں، اور ہر میٹنگ کے کاغذات دو دن پہلے بھیج دیتی ہوں۔ میں پارٹنرز کی ماہانہ میٹنگ کے منٹس بھی لکھتی ہوں اور 24 گھنٹوں کے اندر بھیج دیتی ہوں، سب سے اوپر ایک جدول میں کاموں اور ذمہ داروں کے ناموں کے ساتھ²۔ عملی پہلو بھی میں ہی دیکھتی ہوں۔ میں Xero میں ہر مہینے سپلائرز کی تقریباً 120 انوائسز پراسیس کرتی ہوں، دفتر میں ضرورت کا سامان پورا رکھتی ہوں، اور پچھلے موسم بہار میں نئے دفتر میں منتقلی کا انتظام میں نے کیا، جس پر ہمارا صرف ایک ورکنگ ڈے لگا، جبکہ منصوبہ تین دن کا تھا³۔

Corbel کی سالانہ رپورٹ کے مطابق وہ اس سال اپنے کرایہ داری کے ریکارڈ کو ڈیجیٹل کر رہا ہے۔ میں چھوٹے پیمانے پر اس طرح کا کام کر چکی ہوں اور اس میں ہاتھ بٹانا چاہوں گی۔

آپ کی سہولت کے کسی بھی وقت ملاقات کر کے مجھے خوشی ہوگی۔ میں چار ہفتے کے نوٹس کے بعد کام شروع کر سکتی ہوں۔

آپ کی مخلص، فرحانہ احمد